600x328_cms

Contentmigratie vaak onderschat (2)

“Zo, dus jij komt hier knippen en plakken?” Die reactie krijg ik wel vaker als ik ergens ben voor een contentmigratie.

Veel organisaties denken nog steeds dat ze na aanschaf van een content management systeem (cms) en het opstellen van zogenoemde requirements het migreren van alle data ergens tussendoor kunnen doen. Maar dat is een foutieve inschatting. Het migreren van data: teksten, afbeeldingen, downloads, et cetera, vraagt een grondige voorbereiding en een projectmatige aanpak.

Onwetendheid

Ik kom bijvoorbeeld vaak tegen dat een technische partij gebruikt maakt van de onwetendheid van een klant en een cms de schutting over kiepert, zonder een training op maat te leveren of alle functionaliteiten te testen. Als er dan al een handleiding geleverd wordt, is dat in veel gevallen een technisch document in plaats van een howto gericht op redacteuren. Maar dat was niet de bedoeling..

Onderschatting

Na oplevering ontstaan er vaak nieuwe problemen. Omdat het gaat om een nieuw systeem blijkt dat sommige content niet ‘as-is‘ ontsloten kan worden. Terug naar de tekentafel? Maar de deadline komt steeds dichterbij. Bij het middle management dringt vervolgens het besef door dat migreren best complex kan zijn en dat het vaste team het te druk heeft om de migratie erbij te doen.

Wat nu? Externe inhuur kan dan een oplossing zijn. Ook omdat er tijdens het proces continue afstemming nodig is met designers, de technische partij(en) en vaak ook met inhoudsdeskundigen als bijvoorbeeld marketeers en redacteuren. Dan kan het goed werken als er een ‘neutraal’ iemand van buiten intervenieert.

Hoe het heurt…

Een migratie kan soepel verlopen als als alle randvoorwaarden goed zijn ingevuld en je van tevoren een goede planning hebt gemaakt. Neem hier de tijd voor. Het zal je een hoop frustratie en stress schelen. Een paar tips:

  • Organiseer een migratieteam met een coördinator die een planning maakt, het management informeert over de voortgang en de teamleden aanstuurt.
  • Houd in de planning altijd rekening met uitloop. Hoe tegenstrijdig het ook klinkt: niets is zo onvoorspelbaar als techniek. Er gaat altijd wel iets mis.
  • Blijf flexibel. Geen dag is hetzelfde. Vaak is migreren ook testen. Het gaat immers om een nieuw systeem. Accepteer dat dit tijd vraagt en staar je niet blind op details.
  • Zorg voor een lijst met bevindingen voor de technische partij en maak hierover afspraken. Bel liever teveel als te weinig. Veel projecten lopen spaak omdat techniek en content elkaars taal niet verstaan en in hun spreekwoordelijke cocon blijven zitten.
  • Laat je niet te snel uit het veld slaan. In situaties waar er diverse partijen betrokken zijn met verschillende belangen, ontstaat er frictie. Dat is goed. Dat komt de kwaliteit alleen maar ten goede. Leer van elkaars expertise en blijf elkaar opzoeken.
  • Vier deelsuccessen. Een migratie is teamwork. Sta er even bij stil als iets goed is gegaan. Dat geeft energie en is goed voor de motivatie en focus.